Conheça 5 gargalos nos pagamentos de instituições de ensino

Um dos maiores gargalos nas instituições de ensino é a inadimplência e o atraso nas mensalidades. Esse problema acaba afetando a gestão financeira da instituição de ensino, levando à falta de verba para pagar fornecedores e folha de funcionários e demais despesas da instituição. 

Além disso, a falta de sistemas automatizados de cobrança gera atrasos e falta de conciliação financeira, que impede um registro preciso dos pagamentos recebidos na instituição. Para saber mais, acompanhe a leitura e veja os 5 principais gargalos nos pagamentos das instituições de ensino e como solucionar esses problemas!

1. Processos manuais e papelada

Muitas escolas ainda estão presas a processos de pagamento baseados em papel, com emissão de boletos, recebimentos em dinheiro ou cheque e reconciliação manual. Esses podem ser lentos, propensos a erros e dificultar o acompanhamento das mensalidades. 

Nesse caso, o ideal é optar pelos boletos digitais recorrentes que podem ser enviados diretamente por e-mail, SMS ou para o WhatsApp dos clientes, evitando o extravio e garantindo uma compensação mais rápida para a instituição.

2. Poucas opções de pagamentos digitais

Quando a escola não oferece uma variedade de opções de pagamento como boleto digital, Pix e cartões de crédito/débito, os pais e responsáveis podem ter dificuldades nos pagamentos, principalmente se não tiverem fácil acesso a uma agência bancária.

Quanto mais possibilidades de meios de pagamento oferecidas na instituição, mais facilidade para os pais de alunos pagarem as mensalidades e menores as chances de ter inconsistências nos pagamentos.

3. Sistemas sem integração

Sem uma API simples e integração dos sistemas de gerenciamento da escola, de financeiro e de pagamentos pode haver falha na comunicação dessas operações, levando a erros de registro e falta de transparência.

Ao integrar o sistema de gestão da instituição de ensino com uma API de pagamentos eficiente, é possível solucionar o problema da descentralização de informações financeiras e garantir o registro automatizado de pagamentos, permitindo o acompanhamento em tempo real.

4. Comunicação ineficaz com clientes

Se a escola não tem um canal de comunicação claro sobre os pagamentos, prazos, valores devidos e métodos de pagamento aceitos, os pais podem ficar confusos e ter dificuldades para efetuar os pagamentos corretamente e no prazo, devido ao esquecimento.

Por isso, é importante contar com um sistema que ofereça notificações de cobrança, enviando lembretes de pagamento próximo a data de vencimento, no dia e após o vencimento, para evitar maiores prejuízos.

5. Falta de gestão de inadimplência

A inadimplência nas mensalidades é um dos maiores gargalos em qualquer instituição de ensino. A falta de um sistema eficaz para rastrear e gerenciar pagamentos em atraso afeta o fluxo de caixa da escola, comprometendo o pagamento de funcionários e despesas operacionais.

A falta de controle dificulta a identificação e a abordagem proativa dos devedores, resultando em dívidas acumuladas e recuperação financeira demorada. Um sistema de gerenciamento eficiente é crucial para reduzir a inadimplência, melhorar a saúde financeira e garantir serviços educacionais de qualidade.

Como você viu, são muitos os gargalos nos pagamentos de instituições de ensino e, em sua maioria, são causados pela falta de automatização das operações financeiras. Para manter a saúde financeira da instituição de ensino, uma solução eficiente é contar com ferramentas de gestão e de cobranças automáticas, que permitem o acompanhamento em tempo real dos pagamentos e um relatório detalhado dos recebimentos. 

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