Régua de cobrança: quais os benefícios e como implementar na empresa?

Se você trabalha com cobranças recorrentes, certamente já ouviu falar de uma ferramenta que ajuda a estruturar todo esse processo: a régua de cobrança. Sua função é definir etapas para cada momento da cobrança e, no caso da régua de cobrança automatizada, disparar lembretes automáticos que vão orientar o cliente antes da data de vencimento, na data e após a data, caso o pagamento não tenha sido realizado.

Acompanhe a leitura e saiba mais sobre como essa ferramenta ajuda a combater a inadimplência e a recuperar seu faturamento! 

Como definir a estratégia da régua de cobrança?

Cada negócio pode montar sua própria estratégia para a régua de cobrança. Há, por exemplo, aqueles que optam por enviar lembretes antes do vencimento da fatura para prevenir o esquecimento dos clientes. Já outras empresas escolhem enviar mensagens de agradecimento após as faturas serem pagas, para incentivar os pagamentos em dia.

Confira, a seguir, algumas opções de estratégia para a régua de cobrança que podem ser adotadas no seu negócio.

Mensagem antes do vencimento

Esse primeiro contato pode ser realizado por mensagem, seja por e-mail, SMS ou pelo WhatsApp. A ideia é que o lembrete por mensagem seja disparado dias antes do vencimento da fatura e que seja enviado juntamente com o boleto em anexo, para que o cliente possa se programar para efetuar o pagamento no prazo correto.

Mensagem na data de vencimento

O objetivo de enviar a mensagem na data de vencimento é para reforçar o lembrete, caso o cliente não tenha tomado conhecimento do primeiro envio. Mesmo que o boleto ou fatura já tenham sido encaminhados no e-mail anterior, vale a pena anexá-los novamente para que, ao abrir o e-mail com o lembrete da data de vencimento, o cliente possa proceder com o pagamento. 

Mensagem após a data de vencimento

Ainda que o intuito da régua de cobrança seja combater a inadimplência, mesmo com todas as notificações, o cliente ainda pode atrasar os pagamentos. Diante disso, é preciso ter uma estratégia para realizar o controle de danos. Lembre-se de adequar a linguagem ao objetivo da cobrança (mais sutil ou mais direta) e não se esqueça de encaminhar novamente os boletos, já acrescidos dos valores de juros e multas. 

Ligação telefônica

Caso não obtenha sucesso nas etapas anteriores, é hora de prosseguir com a régua de cobrança e partir para as ligações telefônicas. Após entrar em contato com o cliente, a partir do resultado, sua empresa poderá tomar as medidas necessárias conforme a estratégia adotada, seja a suspensão do serviço, o protesto de títulos ou o lançamento do nome do cliente nos órgãos de proteção ao crédito, por exemplo.

Quais os benefícios da régua de cobrança automatizada?

A automatização das cobranças, sem dúvida, traz incontáveis benefícios para negócios dos mais diversos segmentos. Uma dessas vantagens é a otimização do tempo, que pode ser investido em outras estratégias para o crescimento da empresa, como vendas, aprimoramento de serviços, entre outros. Confira, a seguir, outros benefícios de adotar a estratégia de cobrança automática na sua empresa.

Previne erros e esquecimentos

Automatizar a cobrança ajuda a padronizar os procedimentos e facilita a rotina do setor de cobranças da empresa, prevenindo erros e esquecimentos no caso de cobranças manuais. Além disso, se o consumidor se encaixa no perfil de devedor imprevisível, que geralmente deixa de efetuar os pagamentos por motivo de esquecimento, a régua de cobrança é uma estratégia eficaz que ajuda a lembrá-lo das datas de vencimentos das faturas, facilitando o pagamento dos boletos em dia.  

Otimiza os recebimentos

A régua de cobrança automatizada garante maior estrutura a esse processo, otimizando as operações e facilitando a visualização de cada etapa. Dessa maneira, com o passo a passo da cobrança ordenado, fica mais fácil receber de seus clientes e combater a inadimplência. Basta configurar a data de disparo das mensagens automáticas e deixar a plataforma realizar as cobranças automaticamente.

Identifica os clientes inadimplentes

A ferramenta de régua de cobrança ajuda a identificar com mais agilidade os reincidentes por meio de um relatório detalhado de cobranças disponibilizado em algumas plataformas de meios de pagamentos. Isso permite à empresa determinar a melhor maneira de lidar com o perfil de cada cliente inadimplente e evitar o agravamento dos débitos nos casos dos devedores negligentes.

Como implementar a régua de cobrança na sua empresa?

Se você deseja implementar a régua de cobrança automatizada na sua empresa, basta seguir alguns passos para estruturar sua estratégia de cobrança. Confira, a seguir. 

Crie lembretes antes, durante e depois do vencimento

O primeiro passo para implementar a régua de cobrança automatizada é configurar o envio de lembretes aos clientes em três períodos diferentes: dias antes do vencimento da fatura, na data de vencimento e após o vencimento, enquanto ainda não tiver sido quitada. Nesse momento, os canais utilizados podem ser virtuais, via e-mail, SMS ou WhatsApp. Caso queira incentivar os pagamentos em dia, sua empresa pode também enviar mensagens de agradecimento quando as faturas forem pagas. 

Entre em contato com o cliente por telefone

Caso a falta de pagamento da fatura se prolongue, deve-se contatar o cliente por telefone em busca de tratativas de negociação para a quitação do débito. Nesse momento, o funcionário da equipe de cobranças responsável pelo contato deve apresentar soluções viáveis para o cliente quitar suas dívidas, tomando as devidas precauções para não errar na abordagem de cobrança do cliente inadimplente. 

Suspenda o serviço contratado em caso de não pagamento

Em último caso, se o cliente não demonstrar intenção de regularizar os pagamentos pendentes, a empresa pode tomar a iniciativa de suspender o serviço contratado até que os débitos sejam quitados. Conforme a Resolução nº 632, de 7 de março de 2014 da Anatel, após 15 dias da notificação de débitos, a empresa pode suspender parcialmente o provimento do serviço e, transcorrido o prazo de 30 dias de suspensão parcial do serviço, o contrato poderá ser rescindido.

Como você viu, a régua de cobrança automatizada é uma ferramenta que ajuda a otimizar as cobranças da sua empresa e a combater a inadimplência. Além disso, com uma plataforma completa de meios de pagamentos com cobrança inteligente automatizada, também é possível acessar um dashboard detalhado com o relatório do perfil de pagamentos de cada cliente, favorecendo tomadas de decisão mais assertivas na recuperação do faturamento.

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